Entrada
Los contactos se reciben desde los formularios, el correo y las fuentes que la inmobiliaria ya utiliza y que permiten exportar o notificar los datos.
El problema que resolvemos
Los contactos de una inmobiliaria llegan por varios sitios a la vez: formularios de la web, portales, campañas, llamadas y mensajes directos. Cada fuente entrega la información con un formato distinto y en un lugar distinto, así que nadie tiene una visión completa de lo que ha entrado durante el día.
El reparto se hace a mano, por costumbre o por disponibilidad del momento. Algunos leads se responden en minutos y otros esperan. Cuando alguien pregunta por el estado de un contacto, la respuesta depende de lo que recuerde la persona que lo atendió, y las oportunidades duplicadas o perdidas pasan desapercibidas.
El coste no es solo el tiempo. Un lead que se responde tarde compite con otras agencias que contestaron antes, y un contacto duplicado recibe dos llamadas que transmiten desorden. La inmobiliaria puede estar haciendo un buen trabajo comercial y, aun así, perder oportunidades por la logística previa.
Qué automatizamos
Entrada ordenada de contactos desde formularios y canales compatibles.
Clasificación según origen, interés y criterios comerciales.
Asignación al profesional o equipo correspondiente.
Trazabilidad del estado del lead y de las acciones realizadas.
Cómo se implanta
- 1Auditamos fuentes de leads, CRM y reglas actuales.
- 2Definimos estados, responsables y tiempos de respuesta.
- 3Conectamos las herramientas técnicamente compatibles.
- 4Validamos la trazabilidad con casos de prueba.
El proceso, paso a paso
Así funciona la automatización desde que entra una consulta hasta que llega a la persona adecuada.
Normalización
Cada registro se convierte a un formato común: nombre, datos de contacto, origen, inmueble de interés y mensaje, sin campos vacíos ni formatos distintos.
Clasificación
El lead se etiqueta según su origen y su interés real, aplicando los criterios comerciales que haya definido el equipo.
Asignación
Se asigna a la persona o al equipo que corresponde, con una regla acordada de reparto y un tiempo de respuesta esperado.
Trazabilidad
El estado del contacto queda actualizado y disponible para consultar qué se hizo, cuándo y quién lo atendió.
Canales que cubre
El alcance depende de los canales que use tu inmobiliaria y de lo que permitan tus herramientas. Cada conexión se valida antes de activarla.
Formularios y portales
Recogida de contactos de la web y de las fuentes que permitan exportación o notificación, respetando los métodos que autorice cada proveedor.
Recepción de avisos y consultas que llegan por correo, convertidas en registros con los mismos campos que el resto.
CRM
Envío de los leads al sistema de la inmobiliaria cuando existe una vía de conexión y los permisos necesarios.
Contactos que escriben directamente, incorporados al mismo flujo para que no queden fuera del circuito comercial.
Supervisión humana
La automatización no decide a quién se le vende ni qué condiciones se ofrecen. Ordena la entrada, evita duplicados y asegura que cada contacto tenga un responsable visible.
La supervisión humana se centra en revisar reglas de reparto, corregir clasificaciones dudosas y comprobar que los estados reflejan la realidad. También conviene revisar de forma periódica qué fuentes aportan contactos útiles y cuáles generan ruido.
Cada cierto tiempo conviene revisar el origen de los contactos, el tiempo real de primera respuesta y los estados que llevan demasiado tiempo abiertos. Esa lectura ayuda a decidir si faltan reglas, si sobra alguna fuente o si el reparto necesita ajustes.
Preguntas frecuentes
¿Se integra con mi CRM inmobiliario?
Revisamos la API, los conectores y los permisos de tu CRM antes de confirmar la integración. Si no existe una vía directa, se plantea una alternativa viable.
¿Puede recoger leads de portales inmobiliarios?
Depende de los métodos de integración permitidos por cada portal, correo o CRM. Lo verificamos en la consultoría y no damos por hecho un acceso que no exista.
¿Cómo se mide el resultado?
Se acuerdan indicadores como tiempo de primera respuesta, contactos gestionados, citas y derivaciones; nunca se promete una cifra universal.
¿Qué pasa si un contacto llega dos veces?
Se definen reglas de deduplicación por los datos de contacto disponibles para evitar fichas repetidas y dobles llamadas al mismo interesado.
¿Sustituye al equipo comercial?
No. La automatización ordena la entrada y el reparto; la conversación comercial, la negociación y el cierre siguen siendo trabajo del equipo.
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