Primer contacto
El agente responde al mensaje en cuanto llega, saluda con el tono de la inmobiliaria y explica que está atendiendo una consulta automatizada.
El problema que resolvemos
WhatsApp se ha convertido en el canal más directo para preguntar por un inmueble, pero también en el más difícil de atender con orden. Los mensajes llegan a cualquier hora, se mezclan consultas de compra, de alquiler y de propietarios que quieren valorar su vivienda, y comparten espacio con el resto de conversaciones del teléfono de la oficina.
Sin un criterio común, cada persona del equipo responde de forma distinta. Unos contactos reciben contestación inmediata y otros esperan horas. Cuando alguien retoma la conversación, no siempre sabe qué se dijo antes ni en qué punto quedó el interés, así que vuelve a preguntar lo mismo y la experiencia se resiente.
Además, las conversaciones se mezclan con la vida personal del número de la oficina y quedan fuera de cualquier registro compartido. Cuando un asesor se va de vacaciones o cambia de puesto, ese historial se pierde y el contacto vuelve a ser un desconocido para quien lo retoma.
Qué automatizamos
Respuesta inicial fuera del horario de oficina.
Preguntas de cualificación adaptadas a compra, alquiler o captación.
Envío de información aprobada y recogida ordenada de datos.
Avisos y derivación al agente inmobiliario adecuado.
Cómo se implanta
- 1Mapeamos cómo llegan y se reparten hoy los contactos por WhatsApp.
- 2Diseñamos la conversación y los criterios de cualificación.
- 3Configuramos la integración compatible con tus canales y herramientas.
- 4Probamos el flujo antes de ponerlo a disposición de clientes.
El proceso, paso a paso
Así funciona la automatización desde que entra una consulta hasta que llega a la persona adecuada.
Cualificación
Distingue si el contacto quiere comprar, alquilar o vender su vivienda, y recoge zona, presupuesto, plazo y características buscadas.
Información útil
Comparte datos y enlaces que la inmobiliaria haya aprobado, como horarios de visita, documentación necesaria o información de un inmueble concreto.
Derivación
Cuando la conversación requiere criterio humano o el contacto lo pide, avisa al asesor responsable y le pasa el contexto completo del hilo.
Registro
Queda constancia de lo hablado y de los datos aportados, para que el seguimiento posterior tenga sentido y no se repitan preguntas.
Canales que cubre
El alcance depende de los canales que use tu inmobiliaria y de lo que permitan tus herramientas. Cada conexión se valida antes de activarla.
Canal principal de la conversación: recepción, cualificación y respuesta inmediata, incluso fuera del horario comercial.
Web
Botones y enlaces en la web que abren WhatsApp con un mensaje inicial, de modo que la conversación empiece ya ordenada.
CRM
Volcado de la conversación y de los datos del contacto en el sistema de la inmobiliaria, cuando la herramienta lo permite.
Avisos al equipo cuando hay una oportunidad que requiere atención o cuando el contacto pide documentación concreta.
Supervisión humana
El agente no negocia precios ni confirma disponibilidad que no esté respaldada por datos actualizados. Cuando la respuesta depende de una decisión humana, lo dice y deriva.
La revisión periódica de conversaciones permite detectar preguntas que se repiten, respuestas que confunden y momentos en los que conviene intervenir antes. También sirve para ajustar los horarios de atención y los mensajes de espera.
Los mensajes que la inmobiliaria no quiere automatizar se dejan en manos del equipo desde el principio. El agente solo entra donde aporta claridad: dudas frecuentes, horarios, requisitos y datos básicos para orientar la conversación.
Preguntas frecuentes
¿Se conecta con cualquier número de WhatsApp?
La viabilidad depende de la configuración del número y del proveedor utilizado. Se confirma en el análisis previo antes de prometer nada.
¿Puede enviar fichas de inmuebles?
Puede facilitar información y enlaces autorizados cuando la fuente de propiedades está conectada y actualizada.
¿Cumple el RGPD?
El flujo debe configurarse con información, base jurídica, minimización de datos y proveedores adecuados al caso de cada inmobiliaria.
¿Qué ocurre si el cliente escribe de madrugada?
Recibe respuesta según el horario que se haya definido. Puede resolver dudas frecuentes, recoger datos y avisar de que un asesor continuará la conversación en el siguiente horario de atención.
¿Puede usarse el mismo número para el equipo y para el agente?
Se valora en el análisis previo. En muchos casos conviene separar la atención automatizada del número personal del asesor o definir reglas claras de derivación para no mezclar conversaciones.
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